プレナスＦＰ事務所では、お客様からお伺いする個人情報の漏えい防止を、事務所経営の最重要事項と考え、対策を講じています。
万が一事務所が盗難にあって資料やパソコンが盗まれても、お客様個人を特定できないようにすることを念頭に、下記の対策をとっています。
１．個人情報の漏えい防止策
- お客様からいただく情報を「名簿情報」（住所、氏名、電話番号等）と、「家計情報」（収入、資産、相談内容等）に分け、両者は別々に保管します。
- 住所、氏名等の「名簿情報」は、紙の資料では保管せず、暗号化されたデータとしてのみ保管します。
- パソコンは、起動時（BIOS）、ウインドウズ起動時、ソフト起動時、の３段階でパスワード保護しています。
- 更にパソコン内のデータは暗号化ソフトによって暗号化された形で保存しています。
- 収入や資産額などの「家計情報」が記載された資料に、お客様の氏名や住所は記入しません。（保険証券のコピー等をいただく場合は、氏名や住所等を隠した上でコピーします。）
- 当方で作成する報告書にも、お客様の氏名や住所は記載しません（相談者様、夫、妻、長男等の表記を使用します）。
- 同じお客様の「名簿情報」と「家計情報」が記載された資料やファイルそれぞれに、両者を結びつける共通番号等をつけることはいたしません。
２．個人情報保護方針（プライバシーポリシー）
１）個人情報保護に関する基本方針
- 個人情報保護法および関連するその他の法令・規範を遵守します。
- 個人情報等の安全管理に適切な措置を講じ、その改善に努めます。
- 個人情報等の取扱いに関するご質問、苦情及び相談には迅速に、かつ誠意を持って対応します。
２）個人情報の収集及び利用目的について
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- 当事務所は、相談業務の遂行に必要な範囲内でのみ、お客様の個人情報を利用致します。
（但し、年賀状やサービス案内の送付を目的として、名簿情報を利用することがあります。）
３）個人情報等の利用及び管理について
- 個人情報保護法に別途定める場合を除き、お客様の個人情報を、事前にご本人の同意を得ることなく、上記利用目的以外に利用致しません。
- 保有するお客様の個人データを適正に管理し、正確かつ最新に保つように努めるように致します。
- 保有するお客様の個人データの漏洩、滅失、毀損及び改ざん等を防止するため必要な安全管理措置を実施します。
４）個人データの第三者への提供について
- 個人情報保護法に別途定める場合を除き、保有するお客様の個人データを、事前にご本人の同意を得ることなく第三者に提供致しません。
- 保有するお客様の個人データを特定の者との間で共同利用する場合には、予めご本人に通知致します。
５）個人データの利用目的の通知・開示・訂正・利用停止・第三者提供の停止等についてて
- 保有するお客様の個人データについて、ご本人から利用目的の通知・開示・訂正・利用停止・第三者提供の停止等の請求があった場合には、個人情報保護法に従いご本人からのこれらの請求に適切に対応します。
2009年4月1日制定
プレナスＦＰ事務所代表 堀田憲司